Qui est responsable ?
MARVIN, SAS, 100 route de Nîmes, 30132 Caissargues, RCS Nîmes 909 806 838, est responsable des traitements de son site vitrine et de sa propre relation avec ses prospects et clients. Contact : hello@marvin-bot.com.
Vous êtes locataire, bailleur, candidat, garant ou fournisseur d’une agence utilisant Marvin ? L’agence ou le bailleur responsable de votre dossier détermine les traitements de gestion locative. Consultez la section Données de gestion locative.
Quelles données, pour quels usages ?
Répondre à vos messages
Lorsque vous nous écrivez, nous recevons votre adresse de courriel, les coordonnées que vous indiquez et le contenu de votre demande. Nous les utilisons pour vous répondre, sur la base de notre intérêt légitime à traiter les demandes reçues, ou pour prendre les mesures précontractuelles que vous sollicitez.
Seules les informations permettant de comprendre votre demande et de vous répondre sont nécessaires. Les autres informations sont facultatives. N’envoyez pas de pièces d’identité, de justificatifs financiers ou de dossiers locatifs pour une simple demande de renseignement.
Gérer la relation commerciale
Les coordonnées professionnelles, les échanges, les informations de contrat et de facturation servent à préparer et exécuter le contrat, suivre les demandes d’assistance et respecter nos obligations comptables. Sans les informations nécessaires au contrat, nous ne pouvons pas fournir le service demandé.
La prospection professionnelle, lorsqu’elle porte sur votre activité, repose sur notre intérêt légitime à présenter nos services. Vous pouvez vous y opposer à tout moment. Lorsqu’un consentement est requis, il est recueilli séparément : un message de contact ou un accord sur les CGV ne vaut pas consentement publicitaire.
Assurer le fonctionnement et comprendre la navigation
Les données techniques de connexion, notamment l’adresse IP et les journaux de requêtes, peuvent être traitées pour assurer le fonctionnement et la sécurité du site, sur la base de notre intérêt légitime à protéger le service.
Google Analytics et Microsoft Clarity ne sont chargés qu’avec votre consentement pour la finalité concernée. Ils traitent les données de navigation, d’appareil, de visite et d’interaction décrites dans la politique relative aux cookies. Les refuser n’empêche ni de consulter le site ni de nous écrire.
Qui reçoit les données ?
Les personnes habilitées de MARVIN accèdent aux données nécessaires à leur mission. Nos prestataires techniques d’hébergement et de messagerie interviennent pour fournir leurs services. Le site est hébergé sur Microsoft Azure. Google et Microsoft reçoivent les données de navigation des outils facultatifs uniquement après votre accord.
Des données peuvent être communiquées aux autorités ou aux conseils habilités lorsqu’une obligation légale ou la défense d’un droit l’exige.
Transferts hors de l’Espace économique européen
Google Analytics et Microsoft Clarity peuvent impliquer des traitements hors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis. Les prestataires décrivent les garanties applicables dans les règles de transfert de Google et la déclaration de confidentialité de Microsoft, notamment les décisions d’adéquation et les clauses contractuelles types selon le transfert.
Vous pouvez demander des informations sur les destinataires et les garanties applicables à vos données à hello@marvin-bot.com.
Combien de temps ?
- Demandes simples sans suite commerciale : douze mois après la clôture de la demande.
- Prospects de MARVIN : trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant du prospect ; une relance de MARVIN ne prolonge pas à elle seule cette durée.
- Relation client : pendant le contrat, puis conservation des seuls éléments nécessaires aux obligations légales ou à la défense d’un droit pendant le délai de prescription applicable. Les coordonnées utilisées pour la prospection peuvent être conservées trois ans après la fin de la relation commerciale, sauf opposition.
- Pièces comptables et justificatifs : dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné.
- Choix des cookies : six mois dans votre navigateur. Les durées des traceurs figurent sur la page Cookies.
Les données nécessaires à un contentieux ou à une obligation légale ne doivent plus être utilisées pour les opérations courantes : leur conservation est limitée à ce besoin. Ces durées ne constituent pas une durée générale de conservation de tous les contacts des agences dans l’ERP.
Les données confiées par les agences
Marvin est un ERP de gestion locative. Il peut traiter, pour le compte des agences, les données des locataires, bailleurs, candidats, garants et fournisseurs : identité et coordonnées, situation locative, candidatures, documents, opérations comptables et bancaires, interventions et échanges.
Pour les traitements réalisés sur les instructions de l’agence, MARVIN intervient en qualité de sous-traitant. L’agence, ou le bailleur selon la répartition des missions, détermine les finalités, la base légale, les destinataires et les durées applicables à votre dossier et doit vous en informer.
Une pièce de candidature, un bail et une facture ne suivent pas nécessairement la même durée. La fin de l’abonnement de l’agence ne constitue pas, à elle seule, la fin des obligations de conservation de ses dossiers.
Les instructions de traitement, la liste des sous-traitants ultérieurs, les garanties de sécurité et de transfert, ainsi que les modalités de restitution et de suppression doivent être encadrées dans l’accord de sous-traitance entre MARVIN et l’agence. La présente politique ne remplace pas cet accord ni l’information délivrée par l’agence aux personnes concernées.
Pour une demande concernant un dossier locatif, contactez en priorité l’agence ou le bailleur qui le gère. Si vous contactez MARVIN, nous pourrons transmettre la demande au responsable concerné afin qu’il puisse y répondre.
Vos droits et vos contacts
Selon les conditions prévues par le RGPD, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité. Vous pouvez retirer un consentement à tout moment, sans remettre en cause les traitements licites antérieurs, et définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Écrivez à hello@marvin-bot.com ou à MARVIN, 100 route de Nîmes, 30132 Caissargues, en précisant votre demande. Une preuve d’identité n’est demandée qu’en cas de doute raisonnable et doit être proportionnée.
Une réponse doit vous être apportée dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois en raison de la complexité ou du nombre de demandes ; vous en êtes alors informé dans le premier mois.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).